Подписаться на рассылку

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs

29.06.2017 1477 0
Время на чтение:11 мин. Нет времени читать?

Многие недооценивают возможности Google Docs и ошибочно полагают, что программы из офисного пакета Microsoft удобнее и функциональнее. Мы откроем большую тайну, это не так. А теперь в качестве доказательства предлагаем ознакомиться со всеми возможностями и достоинствами Google Docs. Готовы поспорить, что о некоторых из них вы даже и не слышали, а кое-что 100% возьмете себе на заметку.

 

Программа Google Docs — это бесплатный онлайн-сервис для работы с текстом. Он не уступает офлайновым редакторам, а в некоторых моментах даже превосходит их.

 

Данная статья будет полезна, если вы:

  • еще не пользовались google docs, но хотите попробовать;
  • часто работаете с текстом;
  • занимаетесь копирайтерством;
  • хотите узнать больше полезных фишек для интернет-маркетологов;
  • желаете использовать функционал программы по максимуму.

 

Сразу же вкратце расскажем об основных достоинствах программы Google Docs:

  • бесплатная программа в отличии от того же MS Word (здесь мы не учитываем пиратские версии MS, так как пиратство незаконно);
  • вся информация в облаке, поэтому поломка компьютера не грозит потерей данных;
  • возможность обмена документами при помощи распространения ссылок на них;
  • коллективная работа с документами за счет онлайна;
  • работа в голосовом режиме, которая позволяет надиктовывать текст в документ;
  • работает с любой ОС и на любом устройстве.

Нет ничего идеального, а поэтому и в Google Docs есть свои недостатки:

  • работает только при подключенном интернете, за исключением файлов с подключенным офлайн доступом (добавленных в кэш);
  • при наличии слабого интернет соединения работает медленнее;
  • привязан к аккаунту Google, а поэтому есть зависимость от разработчика.

Как видим плюсов все равно больше, чем минусов, поэтому пока битву с небольшим перевесом выигрывают преимущества программы. Но это еще далеко не весь анализ и не все сравнение, потому как дальше мы расскажем о ПОЛЕЗНЫХ ФИШКАХ, которые не оставят недостаткам шансов в этом противостоянии.

И сразу совет, откройте сейчас любой документ google docs и сразу пробуйте на практике все фишки, о которых мы будем рассказывать. Это поможет их легко освоить и запомнить.

  1. Включите offline доступ

Несмотря на то, что данная программа является онлайн сервисом, работать с ней можно и в автономном режиме. Для этого достаточно просто подключить данную функцию в настройках Гугл Диска. После этого вы сможете работать без интернета, а при первом же подключении к Сети данные синхронизируется и новая информация загрузится в облако.

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

 

  1. Коллективная работа

В программе очень легко работать совместно. Достаточно скинуть ссылку, открыть доступ и можно начинать работать. При этом доступ можно предоставить как для просмотра, так и для комментирования или редактирования.Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

 

  1. Публикация документов в интернете

Статьи и прочие наработки можно публиковать в Интернете. Для этого в документе следует нажать «Файл», затем «Опубликовать в Интернете». После чего Вам будет предоставлена ссылка или код для вставки документа на сайт.Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Проверка правописания

В программе есть возможность проверять слова на ошибки и автоматически исправлять их. Для этого воспользуйтесь вкладками «Инструменты» — «Проверка правописания». Вам будет предложено заменить слово на правильное, пропустить его или же добавить в словарь, если вы уверены, что данное слово написано верно.

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Возможность добавления ссылок

В программе можно добавлять ссылки не только, когда ссылка представлена в виде URL адреса, но и в виде анкорной ссылки. Для этого достаточно выделить слово или группу слов, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Ссылка», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+K после выделения слова.

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Веб-буфер обмена

Функция предоставляет возможность копировать несколько элементов текста, картинок и прочего контента, после чего добавлять их в любой Google документ. Это позволяет легко копировать элементы в разных частях текста, не переключаясь постоянно между вкладками. Воспользоваться функцией можно следующим образом: «Правка» — «Веб-буфер обмена».

  1. Расширенный поиск

Не покидая документ, найдите в интернете дополнительную информацию, картинки, карты и сразу же добавьте в документ. Это очень удобно, в таком случае вам не понадобится второй монитор например. Для активации функции перейдите: «Инструменты» — «Расширенный поиск».

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Вставка изображений

Вставка картинок с рабочего стола или другого сайта при помощи перетаскивания. Попробуйте это прямо сейчас, перетащите любую картинку в свой google docs с нашей статьи и убедитесь лично, что это работает.

  1. Перевод документа без переводчиков

В Google Docs есть функция автоматического перевода текста. Особенно это актуально в случае, если вы работаете с текстами на иностранных языках. Конечно, перевод может быть не идеальным, но все же. Включить перевод можно так: «Инструменты» — «Перевести документ».

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Структура документа

При работе с документами, переполненными информацией, удобно воспользоваться отображением оглавлений. Так каждый заголовок будет вынесен в отдельное окошко и вы сможете легко работать со структурой документа. Добавить структуру на экран можно из меню «Инструменты» — «Структура документа».

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Полноэкранный режим

Многие любят работать, когда на рабочем столе находится минимум элементов, которые могут отвлекать или сбивать с мыслей. Поэтому в Гугл Докс есть возможность включить полноэкранный режим, убрать линейку и активировать «Компактные элементы управления». Все это настраивается во вкладке меню «Вид».

  1. Навигация по гугл диску

Есть лайфхак, позволяющий визуально сделать навигацию более простой. Все что вам нужно, это изменить цвет папки на диски из ряда предложенных цветов. Для этого нажмите правой кнопкой мыши по папке, а затем выберите «Изменить цвет». Так например можно личные документы помечать одним цветом, важные или срочные другим, папки одного проекта третьим и так далее.

Также для документов, которые вы используете чаще всего можно сделать пометку, после чего все отмеченные документы будут находиться в одной папке «Помеченные».

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Советы и комментарии

Достаточно удобная штука при коллективной работе. Вам достаточно предоставить доступ по ссылке с возможностью комментирования. Так другие участники не смогут изменять документ, но смогут вносить в него правки в виде комментариев, отображающихся сбоку текста. Работает это так: отмечаете текст, нажимаете на кнопку «Советовать» и добавляете комментарий.

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Горячие клавиши

Все мы привыкли к стандартному набору горячих клавиш из MS Office, там где было Ctrl+A, Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+Z. В Google Docs они все сохранились и дополнительно появился новый набор команд, по типу полужирного шрифта Ctrl+B, вставка ссылки Ctrl+K  и так далее. С полным набором горячих клавиш можно ознакомиться, нажав Ctrl+/. Также есть возможность добавлять собственные наборы комбинаций.

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Словарь

В программе есть встроенный словарь, который позволяет найти толкование, правописание и ударение слов. При этом вам не придется переключаться между вкладками, все работает в одном окне. Для активации функции «Словарь» следуйте: «Инструменты» — «Найти в словаре».

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Регистр слов

Бывают случаи, когда зажали Caps Lock и не заметив, набрали уже много текста, или когда вам нужно просто заголовок переписать большим регистром, чтобы выделялся. В таком случае воспользуйтесь вкладкой «Формат» — «Заглавные буквы» и выберите подходящий регистр.

  1. Редактор изображений

Щелчок правой кнопкой мыши по изображению позволяет открыть дополнительное меню, выбрать пункт «Настройка изображения» и редактировать картинки прямо в Google Docs. Это конечно не Photoshop, но обрезать картинку, настроить параметры яркости, контраста и прозрачности можно.

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Настройка параметров страницы

Хотите текст по всей ширине листа? Нужно поменять ориентацию или формат страницы? А может изменим цвет фона страницы на зеленый? Все это можно настроить в параметрах страницы. Достаточно перейти «Файл» — «Настройка страницы».

Лайфхаки и полезные фишки Google Docs | YOTTOS

  1. Поиск по меню

Забыли, где находится та или иная функция? Не тратьте время на поиски, нажмите Alt+/, тем самым активировав функцию поиска по меню и вбейте свой запрос в поисковую строку. Главное учтите, что поиск будет осуществляться только по меню.

  1. Дополнения в Google Docs

Веб-сервис позволяет дополнительно расширить возможности и функционал при помощи ряда дополнений, которые существенно облегчат вашу жизнь. Все дополнения можно установить при помощи вкладки «Дополнения» — «Установить дополнения». После установки, если вам необходимо воспользоваться ранее установленным дополнением, достаточно зайти в ту же вкладку и выбрать соответствующее дополнение из списка.

Примеры полезных дополнений:

Дополнение «Главред»: позволяет проверять и править текст, не копируя его и не бегая по другим вкладкам.

Дополнение «WordPress»: часто при копирования текста и переносе его в админку, форматирование статьи сбивается и вам приходится заново расставлять все тире, цифры, разметку, разбивать по пунктам абзацы и так далее. Так вот данное дополнение решает эту проблему. Оно позволяет экспортировать документ на сайт в таком виде, в каком оно есть.

Дополнение «Облако слов»: не просто привлекательная фишка, но и очень полезная, особенно для копирайтеров. Она позволяет следить за количеством вхождений без использования дополнительных сервисов.

Также есть множество дополнений, которые позволяют создавать таблицы, красивые диаграммы, строить графики, интеллектуальные карты и все это сразу в Гугл Доксе. На самом деле это только капля в море полезных дополнений, которые представлены в сервисе. Каждый сможет найти себе что-то полезное и упростить свои трудовые будни в зависимости от поставленных задач.

Комментарии